Wanneer je voorzitter bent van een bestuursvergadering heb je een belangrijke taak. Je moet goed kunnen omgaan met verschillende mensen en meningen, ervoor zorgen dat iedereen aan het woord komt en ook niet geheel onbelangrijk, zorgen dat de bestuurders focus houden. Jij faciliteert de discussies en besluitvorming in het belang van de organisatie. Het lijkt zo eenvoudig om de vergadering op tijd te laten beginnen, de orde te bewaren en ervoor zorgen dat er niet teveel door elkaar wordt gepraat. Maar het is een flinke klus met een grote verantwoording die op je schouders ligt. Daarom delen we in deze blog belangrijke vaardigheden die je kunt ontwikkelen om bestuursvergaderingen zo effectief mogelijk te leiden, want hoe word je een goede voorzitter van een vergadering?
Wanneer je niet over de geschikte vaardigheden beschikt heeft dat grote gevolgen. Het kan leiden tot verwarring en stilstand van de vergadering. Maar het zorgt er ook voor dat er overhaaste beslissingen worden genomen, agendapunten worden gemist en dat vergaderingen veel langer duren dan nodig is. Een krachtige voorzitter is daarom essentieel. Volgens het Institute of Directors is de voorzitter verantwoordelijk om vergaderingen naar een gedeelde visie te leiden en de discussies samen te vatten zodat iedereen begrijpt wat er is afgesproken.
Wanneer je een goede voorzitter bent worden er gericht punten besproken. Dit is echt essentieel omdat bestuurders vaak een volle agenda hebben en snel afdwalen als je hen niet stuurt. Discussies kunnen hoog oplopen en het is aan jou om hier binnen de tijd op een vriendelijke manier richting aan te geven. Het is slim om alle partijen als een team te laten samenwerken, ook al is dit soms een grote uitdaging. Met een goede voorzitter worden alle zaken besproken binnen de afgesproken tijd en dat past perfect bij de volle agenda’s van bestuurders. Hieronder volgen verschillende vaardigheden die onmisbaar zijn voor goed voorzitterschap.
Het is belangrijk om actief te luisteren zodat je de volledige boodschap van degene die aan het woord is begrijpt en kunt samenvatten. Je hoeft niet de essentie van iemands argument te begrijpen maar je moet ervoor zorgen dat de discussie efficiënt en gefocust blijft. Actief luisteren doe je door:
Alle afleidingen uit te sluiten en aandacht te geven aan de persoon die aan het woord is. Kijk hem aan en lees zijn bodylanguage.
Een open houding aan te nemen zodat je de spreker laat zien dat je luistert en geïnteresseerd bent. Geef bijvoorbeeld een glimlach, knik een keer of moedig aan om door te gaan.
Te vragen als iets niet duidelijk is en dan de punten samen te vatten. Vergeet ook niet te vragen of je het juist begrepen hebt.
Te luisteren zonder na te denken over een antwoord of tegenargument zolang de persoon in kwestie aan het woord is.
Wanneer je een vergadering voorzit bedenk dan dat bestuurders dagelijks worden overladen met informatie. Zorg daarom voor een bondige communicatie, zowel mondeling als schriftelijk. Het zorgt er voor dat agendapunten worden afgewerkt en dat er minder discussies zonder doel ontstaan. Als leider moet je effectief communiceren. Het handboek "effectief leiderschap" is dan onmisbaar.
Het is jouw taak dat iedereen in de vergadering zijn mening kan geven. Daarnaast heb je de agendapunten die binnen een bepaalde tijd afgerond moet worden. Daarom is het belangrijk om assertief te zijn op het juiste moment. Je moet inschatten wanneer een punt van de agenda moet worden afgesloten of dat je juist moet doorvragen over bepaalde standpunten. Dit kan behoorlijk lastig zijn zeker wanneer er over een belangrijk onderwerp wordt vergaderd. Het is aan jou om ervoor te zorgen dat sommige bestuurders het gesprek niet overnemen en iedereen zijn zegje kan doen. Je moet continue de juiste balans zien te vinden.
Een belangrijke vaardigheid en ook een moeilijke is dat je altijd onpartijdig bent. Dit betekent dat je onafhankelijke informatie geeft en bij de feiten blijft. Natuurlijk mag je wel stemmen maar pas op dat je jouw mening niet laat doorschemeren.
Het is heel belangrijk dat je als voorzitter in staat moet zijn om je aan te passen aan verschillende persoonlijkheden. Je moet weten wat iedereen motiveert en ervoor zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt en durft te spreken of deel te nemen aan een discussie. Hierdoor bouw je aan een hecht bestuur dat in staat is om te gaan met het bedrijfsleven en alle uitdagingen die daarbij komen kijken.
In een vergadering kunnen de emoties soms hoog oplopen. Het is belangrijk om altijd respectvol te blijven. Met de juiste begeleiding tijdens de vergadering zorg je ervoor dat deze effectief en productief verloopt met gemotiveerde deelnemers.
De meeste vinden vergaderingen nooit leuk en ze kunnen dan ook maar kort hun aandacht vasthouden. Een grote ergernis is dat vergaderingen veel te lang duren. Zorg dat je daarom zo kort mogelijk vergadert en zet de belangrijkste zaken bovenaan op de agenda. Vergader altijd als dat mogelijk is een comfortabele omgeving en betrek de mensen die niets hebben gezegd. Vraag ze naar hun mening en vat discussies samen om de deelnemers bij de les te houden. Misschien is brainstormen wel een mooie tool om tot een effectievere vergadering te komen.
Als voorzitter heb je recht op een eigen mening maar is het je taak om alles op een onpartijdige manier aan bod te laten komen. Zorg ervoor dat iedereen aan het woord komt en dat je luistert naar wat iedereen zegt. Je moet je inleven in de deelnemers en alles vastleggen zonder dat je de tijd vergeet. Wil je ook eens lezen hoe top voorzitters het doen, lees dan het boek "boven de partijen" over hoe de de tweede kamer goed leidt.
Wil je hulp krijgen om effectief te communiceren? Zodat jij je taak als voorzitter goed kan uitvoeren. Wij staan klaar om je te helpen bij het structureren en (her)organiseren van je, financiën, juridische zaken, processen, organisatie en workflow.
Neem contact met ons op via de deze link.
Uit berichten van onder andere het CBS, de Kamer van Koophandel , gaan steeds meer medewerkers uit verschillende sectoren gebukt onder de toenemende werkdruk. De gevolgen worden steeds zichtbaarder. Veel werknemers komen door de werkdruk overspannen thuis te zitten. Als grootste oorzaak wordt het personeelstekort genoemd. Nu denk je misschien neem dan meer personeel aan. Maar is dat echt de oplossing? Het is tijd om in te grijpen. In deze blog leggen we je uit hoe het anders kan en je de werkdruk tegen gaat. Hoe leidinggevenden samen met werknemers het verschil maken, en dat het echt niet alleen aan hard werken ligt.
Een oplossing voor de grote werkdruk lijkt misschien eenvoudig. Je kunt meer personeel aannemen of zoeken naar een betere balans tussen de werkzaamheden en wat iemand aankan.
Personeel aannemen in deze tijd is niet altijd makkelijk. Er zijn veel vacatures bijgekomen de laatste tijd, maar het aantal werkzoekenden is gedaald. De werkloosheid in ons land is nog nooit zo laag geweest als in 2003. Het CBS concludeert om deze reden dat de verwachting van ondernemers om meer personeel aan te nemen daarom te rooskleurig is.
De volgende oplossing die voor de hand ligt: Een betere balans. Dit is een achterhaalde manier van denken, maar komt helaas nog steeds veel voor bij onder meer bedrijfsartsen. Deze oplossing lost namelijk niks op en brengt op de lange termijn juist meer problemen met zich mee. Want als je werk weghaalt bij een werknemer om die te ontlasten, dan komt dit werk op het bordje van zijn collega. Met het gevolg dat de werkdruk bij deze werknemer toeneemt.
Je denkt misschien, net als vele anderen dat meer personeel aannemen en het verminderen van de werkzaamheden de werkdruk oplost. Want ja, werkdruk, stressklachten en hard werken zijn het probleem dat je energie opraakt en je uitgeput wordt. Maar deze zaken zijn helemaal niet het probleem. Met hard werken is niets mis mee, met veel energie gebruiken is ook helemaal niets mis mee. Het probleem bij iedereen is dat er te weinig energie bijkomt. Denk maar eens aan je smartphone. Je gebruikt deze dagelijks veel en de batterij hiervan raakt een keer leeg. Maar jij legt de telefoon vervolgens toch niet op de kast? Nee je stopt deze in de oplader. Helaas is het in deze maatschappij normaal om jezelf op de kast te leggen in plaats van in de oplader. Je bent vergeten wat jouw energie geeft, en dat is waarom je uitgeput raakt.
Werkdruk ontstaat vaak niet door een lange takenlijst. Ze ontstaan door een gebrek aan energiebronnen als: autonomie, sociale steun en competentie. Als een leidinggevende zaken in eigen hand houdt, continue druk zet om te presteren of aan het micro managen slaat dan schieten werknemers in de stress. De leidinggevende haalt door dit gedrag de autonomie bij de werknemers weg. Vaak heb je het als leidinggevende zo druk dat je alleen nog maar aan het zenden bent. Je vergeet te luisteren, je oordeelt en ziet alleen de fouten die voorbij komen. Hierdoor krijg je van de werknemer weinig steun en begrip en neemt de stress alleen maar toe. Hierdoor komen werknemers in een cirkel terecht waar de onzekerheid toeneemt en de kwaliteit van het werk afneemt. Daarom is het aan te raden om leidinggevenden te trainen om de tekorten in ruimte, steun en competenties te herkennen. Hiermee voorkom je onnodige werkdruk.
Meer lezen over effectief leiderschap? Lees dan het boek ''De zeven eigenschappen van effectief leiderschap'', geschreven door Stephen Covy. Het boek is een klassieker op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en leiderschap. Je kunt het boek hier zelf aanschaffen om te lezen.
Door de problemen te herkennen is de eerste stap gemaakt. Maar vergeet niet dat het lastig is voor iedereen om te vertellen dat het niet goed gaat. Blijf daarom in contact met je werknemer. Vraag bijvoorbeeld eens:
Hoe het gaat met hem?
Maakt hij lange werkdagen?
Maakt hij zich ergens zorgen over?
Gaat het privé allemaal goed?
Wat heeft hij van de leidinggevende nodig om het werk goed te doen?
Enz.
Door werkgeluk bij werknemers te vergroten zijn ze beter in staat om het werk aan te kunnen en dat heeft veel voordelen als:
Minder verloop
Minder verzuim
Meer productiviteit
Meer verkoop, en meer winst
Werkgeluk vergroten kan door een paar simpele zaken aan te pakken.
Zorg voor voldoende pauzes
Geef je werknemers vertrouwen door ze regelruimte te geven, invloed op de eigen agenda en inspraak in beslissingen die hen aangaan.
Creëer een veilige sfeer op de werkvloer en steun ze als er veel van hen wordt gevraagd door te luisteren.
Investeer in de competenties van je werknemers. Zoek uit waar hun talenten liggen en breng deze tot leven. Daag ze uit, geef feedback en voer coaching gesprekken die het zelfvertrouwen vergroot.
Je zorgt hiermee voor gelukkige werknemers en hiermee verhoog je automatisch de productiviteit.
Zoals je hierboven hebt gelezen is werkdruk een gevolg van te weinig autonomie, te weinig steun en een gebrek aan competentie. Als team moet de werkdruk aangepakt worden want je zit niet te wachten op werknemers met een burn-out of ziekte. Het is daarom belangrijk om aan de behoefte van werknemers te voldoen, de stress en werkdruk te verminderen zodat zij kunnen opladen. Vind jij dit lastig, maar wil je de werkdruk effectief aanpakken?
Wij staan klaar om je te helpen bij het structureren en (her)organiseren van je, financiën, juridische zaken, processen, organisatie en workflow.
Neem contact met ons op via de deze link.
''Als ik deze schulden niet meer kan betalen, dan moet ik stoppen met mijn bedrijf.'' Dat zei een klant van mij op enig moment tegen mij. Dat had wel impact, deze hele zaak. Ik zag dat het de ondernemer echt raakte.
In sommige gevallen (en in dit geval) kun je dan een beroep op de Wet Homologatie onderhands akkoord doen.
De WHOA is vooral bedoeld om bedrijven die in de kern gezond zijn, maar een te hoge schuldenlast hebben, nieuw toekomstperspectief te bieden waarbij een faillissement wordt voorkomen. De WHOA kan ook gehanteerd worden als de ondernemer wil stoppen met zijn bedrijf. In dat geval wordt de resterende waarde in het bedrijf verdeeld onder de schuldeisers en kan eveneens een faillissement worden voorkomen.
Als ondernemer mag je zelf een procedure starten. Als ondernemer mag je nog steeds, net als voorheen, afspraken te maken met schuldeisers zonder dat daar een rechter of formele procedure aan te pas komt. Dat houdt in dat het onderhandsakkoord op een veel meer flexibelere wijze tot stand komt, en het kost ook nog eens minder geld. Wel is het verstandig om je te laten bijstaan door een jurist met kennis van zaken. Want het treffen van een crediteurenakkoord is geen eenvoudige zaak, en behoeft toch enige expertise.
Als ondernemer dien je om in aanmerking te komen voor het WHOA traject een herstelplan op te stellen. Van belang is om hierin het bestaansrecht en toekomstperspectief van de onderneming te schetsen. Met name dient hierbij naar voren te komen dat je bedrijf in staat is om de voorgestelde sanering te financieren. Vervolgens dien je een aanbod uit te werken dat kan worden aangeboden aan je schuldeisers. Dit aanbod leg je vervolgens voor aan de rechtbank ter goedkeuring.
Als jurist sta ik vaak ondernemers bij die een herstructurering binnen hun bedrijf willen doorvoeren. Om verschillende redenen kan dat natuurlijk zijn, maar vaak ligt er een financieel probleem aan ten grondslag. Samen met mijn zakenpartner Deborah kijken wij dan naar aspecten als bedrijfsvoering, juridische zaken en de financiële aangelegenheden. Op basis van een aantal gesprekken wordt een plan van aanpak opgesteld en naar wens een plan van realisatie. Ook is het mogelijk om een bedrijfscontinuïteitsplan op te stellen dan wel met ons te spreken over bedrijfsovername/bedrijfsopvolging.
Wil je een keer van gedachten wisselen over je bedrijf? Neem contact met ons op via de deze link.
Soms ben je genoodzaakt om ingrijpende maatregelen te nemen. De bedrijfsvoering gaat misschien wezenlijk op de schop, genoodzaakt omdat het niet anders kan. Een dergelijke herstructurering kan tot gevolg hebben dat een deel van het personeel (gedwongen) overtollig wordt en dat je personeel moet ontslaan. Het ontslaan van personeel heeft impact en daarom is het van belang om dit zorgvuldig te doen. Soms zijn daar zelfs wettelijke eisen aan gesteld, als we te maken hebben met een medezeggenschapsraad.
Om te beginnen stel je een reorganisatieplan op. In een reorganisatie plan neem je de volgende zaken op:
Een onderbouwing van de financiële en/of organisatorische redenen die dwingen tot aanpassing;
Een beschrijving van de huidige organisatie (optioneel);
Een uitwerking van de ‘nieuwe organisatie’;
De stappen die nodig zijn om tot deze nieuwe organisatie te komen.
Het opstellen van een reorganisatieplan is altijd een goede stap om te volgen. Ongeacht of je te maken krijgt met een medezeggenschap. Een plan geeft je inzicht in jouw organisatie en welke middelen je te beschikking hebt. Ook kijk je meteen naar kansen en ambities voor je bedrijf. Kortom: het geeft toekomstperspectief.
Mocht er dan sprake zijn van een medezeggenschapsraad dan zal je dit reorganisatieplan moeten voorleggen en bespreken met de raad. De raad geeft vervolgens advies uit. Geeft de raad positief advies dan kan je als ondernemer doorgaan.
Het ontslag van personeel is ingrijpend, daarom is het belangrijk om dit zorgvuldig te doen. Ook de wettelijke regels dienen daarbij in acht te worden genomen. Vaak komt het nog voor dat er vaststellingsovereenkomsten worden voorgelegd waar nog veel aan schort. Dat kan voor de ontslagen medewerker grote gevolgen hebben. Laat dus altijd je documenten door een jurist controleren.
Een reorganisatie betekent niet altijd ontslag. Er zijn ook andere wijzigingen in een arbeidscontract mogelijk, bijvoorbeeld verandering van functie, of het aantal te werken uren of wijziging van de standplaats (heb je meerdere vestigingen). Mocht het onverhoopt toch tot ontslag van personeel komen om bedrijfseconomische reden dan heeft de medewerker recht op een transitievergoeding.
Wij staan klaar om je te helpen bij het structureren en (her)organiseren van je, financiën, juridische zaken, processen, organisatie en workflow.
Neem contact met ons op via de deze link.